För att vi på BeFo ska kunna bedriva vår verksamhet och skapa mervärde för våra huvudmän behöver vi behandla personuppgifter. Vi värnar om din personliga integritet och det är viktigt för oss att du som berörs känner dig trygg med hur vi hanterar dina och andras personuppgifter.
BeFos integritetspolicy beskriver hur vi samlar in personliga uppgifter och till vilka ändamål, samt dina rättigheter och hur du kan göra dem gällande. Det är viktigt att du tar del av integritetspolicyn och du är alltid välkommen att kontakta oss vid eventuella frågor.
Om personuppgifter och personuppgiftsbehandling
Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Namn, telefonnummer, bilder, ljudupptagningar som i digitala plattformar behandlas i dator, krypterade uppgifter och IP-adresser kan vara personuppgifter. Bokningar och beställningar kan också vara personuppgifter om de tillsammans med andra uppgifter kan kopplas till en person. Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller ej. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, lagring, spridning och radering.
BeFo behandlar personuppgifter för administration och kommunikation med huvudmän, forskare, branschkontakter, anställda och leverantörer; Med undantag för styrelse, forskningsrådsledamöter, information om pågående forskningsstudier vars namn figurerar som verksamhetsinformation på vår hemsida, ges åtkomst till personliga data endast till dem som behöver den för att kunna utföra sina arbetsuppgifter.
Vi behöver samla vissa personuppgifter för att t ex kunna:
- diskutera gemensamma pågående och planerade forskningsstudier;
- lämna information om vår verksamhet som du kan vara intresserad av;
- förbättra vår verksamhet, exempelvis genom att undersöka och utvärdera huvudmännens
nöjdhet genom enkäter; - kunna publicera event, forskningsstudier, verksamhetsberättelser och forskningsrapporter på hemsidan
- förfrågningar om våra tjänster eller kommunicera med dig om tjänster som du tidigare haft;
- i de fall personuppgiftsbehandlingen är tillåten på grund av att du har lämnat ditt samtycke
till den.
BeFo behandlar dina personuppgifter med stöd av någon av följande rättsliga
grunder:
Avtal: Behandlingen är nödvändig för att vi ska ha möjlighet att hålla vår del i avtalet med dig.
Intresseavvägning: BeFo har i vissa fall ett berättigat behov av att hantera uppgifterna då behovet väger tyngre
än den enskildas rätt till skydd för uppgifterna. Exempel: Om du är yrkesverksam i bergbyggnadsbranschen och vi utför utlysningar om att få in ansökningar avseende finansiering inom vår bransch, så kan vi komma att kontakta dig genom t ex nyhetsbrev för att informera dig om utlysningarna. Detta då vi anser att vårt intresse som organisation av att marknadsföra våra utlysningar väger tyngre än ditt intresse som yrkesverksam att inte bli föremål för denna information/marknadsföring.
Samtycke: Personuppgifter behandlas efter samtycke från den som personuppgifterna avser. Exempel: När du anmäler dig för att få ett av våra nyhetsbrev så frågar vi om du samtycker till att vi därmed behandlar dina personuppgifter. I de fall då en behandling bara är motiverad utifrån ett samtycke, kan du när som helst återkalla ditt samtycke och begära att vi upphör med den aktuella behandlingen. Kontakta oss om du vill återkalla ditt samtycke.
Dina rättigheter
- Du har rättighet att begära information om vilka uppgifter som hanteras om dig, vem som
tar del av uppgifterna, varför och hur länge uppgifterna sparas. - Registrerade har rätt att begära registerutdrag och under vissa omständigheter få sina
personuppgifter raderade. Ett undantag är om vi enligt lag är skyldiga att bevara uppgifterna. - Om en uppgift är fel eller ofullständig har du rätt att begära att den rättas.
- Om du vill att vi ska behandla dina personuppgifter endast för vissa avgränsade syften, kan
du begära en begränsning av behandlingen, så länge det inte strider mot lagkrav. - Om du har samtyckt till en registrering (exempelvis genom att prenumerera på ett
nyhetsbrev eller kommunikationsutskick) kan du när som helst återkalla ditt fortsatta
samtycke avseende framtida behandling. - Du har rätt att återkalla ditt fortsatta samtycke avseende framtida behandling.
Hur vi får vi tag i den data vi behöver?
Uppgifterna kommer från den registrerade själv som lämnas till oss vid avtalsingående, vid bokningar och beställningar, genom att fylla i formulär på hemsidan (t ex inlämning av forskningsansökan, beställning av publikation etc.) och/eller information du lämnar när du i övrigt är i kontakt med oss i någon form. Se några exempel som följer:
Huvudmannaskap
De personuppgifter du lämnar används för att administrera huvudmannaskapet och för att du ska kunna få ta del av förmåner. Personuppgifterna behandlas enligt Dataskyddsförordningen (GDPR). Du kan när som helst be att få dina personuppgifter rättade eller be att få bli borttagen ur vårt register. Vid utträde spar vi dina uppgifter i ett år, sedan tas de bort.
Registrering av projektansökningar
Samtycke är den lagliga grund för hantering av personuppgifter som du lämnar i samband med att inskicka projektansökning till BeFo. Genom att fylla i formulär på hemsidan medger du BeFo att hantera dina personuppgifter. Personuppgifterna behandlas enligt Dataskyddsförordningen (GDPR). Du kan när som helst be att få dina personuppgifter rättade eller be att få bli borttagen ur vårt register.
Anmälan till event, t ex webbinarium, seminarium
Uppgifterna är nödvändiga för att vi ska kunna administrera din medverkan vid eventet. Personuppgifterna behandlas enligt Dataskyddsförordningen (GDPR). Dina personuppgifter kommer också att användas för att skicka ut inbjudan till kommande event. Du kan när som helst be att få dina personuppgifter rättade eller borttagna.
I de fall vi anlitar en tredje part för deltagarhantering tar de in uppgifter vid anmälan, inga uppgifter tas från BeFos egna register. I sådana fall är Tredje part personuppgiftsansvariga.
E-post
När du skickar e-post till oss får vi kanske tillgång till uppgifter om dig själv och ditt företag. Om det gäller avtal sparas informationen från e-posten så länge som det är nödvändigt. Övrig e-post sparas utifrån stöd av den lagliga grunden för intresseavvägning så länge det behövs för att bedriva verksamheten.
Publicering på hemsidan
När BeFo publicerar innehåll på sin hemsida (event, forskningsstudier, forskningsrapporter, verksamhetsberättelser mm) sker det med utgångspunkt från stöd av den lagliga grunden för intresseavvägning eller i vissa fall laglig grund för samtycke. För att publicering ska vara berättigad krävs att behovet av att visa att stiftelsens verksamhet väger tyngre än att personerna på bilderna har av skydd för sina personuppgifter.
Hemsidan
När du besöker vår webbplats registrerar Google Analytics information om operativsystem, webbläsarversion, IP-adresser och vilka sidor du besöker. Den här informationen behöver vi för att kunna utläsa viss statistik om trafiken på hemsidan, vilken information som är mest intressant för besökarna mm. Om du inte vill att ditt besök på webbplatsen ska registreras så kan du välja att stänga av cookies i din webbläsare.
Sociala medier
BeFo tar bort kommentarer och länkar som strider mot stiftelsens uppförandekod. Vi förbehåller oss rätten att blockera användare som inte respekterar BeFos uppförandekod.
Hur länge sparar vi data?
Personuppgifterna kommer att behandlas av oss endast så länge som det behövs för att uppfylla ändamålen med behandlingen eller för att fullgöra BeFos rättsliga skyldigheter.
- dina personuppgifter raderas eller anonymiseras när de inte längre är relevanta för det
- ändamål som de har samlats in för.
- vi sparar information som vi enligt bokföringslagen är skyldiga att tillhandhålla om vår
verksamhet.
Personuppgiftsansvarig
Stiftelsen Bergteknisk Forskning, org. nr 8052017 3145, med adress Box 5501, 114 85 Stockholm är personuppgiftsansvarig för stiftelsens behandling av personuppgifter.
Har du frågor kring hur Stiftelsen Bergteknisk Forskning hanterar personuppgifter, kontakta oss via e-post info@befoonline.org.