Mottagande
Sökande laddar upp sin ansökan om forskningsfinansiering via aktuellt formulär på BeFos hemsida varpå ansökan registreras hos BeFo och erhåller ett administrativt löpnummer, exempelvis BeFo 500.
Forskningsdirektören genomför en granskning av ansökan. Ansökan värderas i detta skedde utifrån BeFos forskningsprogram och bedöms utifrån relevans, genomförbarhet och kompetens. Forskningsdirektören skall i detta skedde därtill värdera ansökans tydlighet inklusive ansökans utseende. Om ansökan bedöms innehålla brister i vetenskapliga och tekniska frågor samt oprecisa beskrivningar, otydlig argumentation och brister i språklig korrekthet så att den blir svår för forskningsråd och styrelse att bedöma, skall forskningsdirektören meddela sökande detta och begära förtydliganden, uppdatering och vid behöv kompletteringar till ansökan.
De av forskningsdirektören godkända ansökningarna delges forskningsrådet i anslutning till respektive utlysningsperiods utgång. Forskningsrådets ledamöter erhåller informationen senast 3 veckor innan forskningsrådet sammanträder.
Forskningsrådet
BeFos forskningsråd, som består av ledamöter från samtliga BeFos huvudmän, genomför årligen tre möten inför vilka huvudmännen granskar alla ansökningar om forskningsfinansiering varefter forskningsrådet bedömer ansökningarna utifrån relevans, genomförbarhet och kompetens. Protokoll av forskningsrådets möte förs av BeFos forskningshandläggare och justeras av två ledamöter.
Relevans: Ledamot skall bedöma forskningens relevans för forskningssamhället, exempelvis är det nyskapande. Ledamot skall vidare bedöma forskningens relevans för anläggningsägare, konsulter och entreprenörer inom svensk bergteknik. Ledamot skall därtill specifikt bedöma relevansen av forskningen inom den egna huvudmannaorganisationen. Ledamot skall slutligen bedöma om forskningen har ett realistiskt mål och resultat.
Genomförbarhet: Ledamot skall bedöma om ansökan beskriver och innehåller tillräckligt med milstenar och delleveranser för att kunna BeFo skall kunna följa upp att forskningen följer tids-, kostnads- och kvalitetsmål. Ledamot skall därtill bedöma om forskningen kan nå uppsatta mål med föreslagen tids- och kostnadsplan.
Kompetens: Ledamot skall bedöma om ansökan på ett tillräckligt bra sätt beskriver en organisation som kan genomföra forskningen i ”forskningsprojektets” alla delmoment (AP/WP). Ledamot skall därmed bedöma om relevant kompetens saknas och komma med förslag på tillkommande kompetens. Ledamot skall göra motsvarande bedömning av den i ansökan föreslagna referensgruppen.
Ansökningarna graderas utifrån relevans, genomförbarhet och kompetens i fyra kategorier: Prio 1: forskningen föreslås finansiering, Prio 1 med villkor: forskningen föreslås finansiering om vissa villkor uppfylls. BeFos forskningsdirektör avgör om villkor uppfyllts. Prio 2: ansökan återremitteras till sökande för komplettering och därefter en uppdaterad ansökan via forskningsrådet. Prio 3: forskningen är inte aktuellt för BeFo.
Huvudmännen ska hantera handlingarna omdömesgillt. Med det menas att representanter som kan tillföra något kan tillåtas ge input. Det är naturligtvis önskvärt att varje huvudmannaorganisation ger respektive ansökan bästa möjliga bedömning, vilket innebär att den personen hos huvudmannen med bäst kunskap skall bedöma. Dock skall ansökningar och dess innehåll inte spridas utanför den egna huvudmannaorganisationen. Huvudmännen skall notera att idéen i en ansökan är att betrakta som rättighetsskyddad.
Forskningsrådets bedömning av ansökningarna delges styrelsen genom protokollet från forskningsrådets möte. Styrelsen ledamöter erhåller informationen senast 2 veckor innan styrelsen sammanträder.
Styrelsen
Styrelsen fattar i huvudsak endast beslutet på ekonomiska grunder och ifrågasätter inte forskningsrådets gradering och rang; dock kan på grund av strategiska eller andra ”affärsmässiga” grunder styrelsen ändra gradering under förutsättning att forskningsrådets kommentarer och synpunkter omhändertas.
BeFos styrelse beslutar om att bevilja varje specifik ansökan utifrån en given finasieringsplan. Styrelsens beslut, ändringar och motiv protokollförs av BeFos forskningshandläggare. Styrelsens protokoll skall justeras av styrelsens ordförande och en justeringsperson.
Forskningsdirektören meddelar skriftligt den sökande utfallet av styrelsens beslut om forskningsfinansiering.
Därefter säkras den föreslagna finansieringen genom användande av BeFos fria egna forskningsmedel och genom att söka extra medel från extern finansiär (tredje part).
Externa finansiärer
BeFo söker och erhåller så väl ”projektspecifik” forskningsfinansiering som forskningsbidrag från externa forskningsfinansiärer, så väl privata som statliga.
Skulle anslagna medel från en externa finansiärer ej erhållas, återremitterar forskningsdirektören ansökan till styrelsen med nytt förslag till finansiering. Styrelsen fattar därefter ett förnyat beslut.
Avtal om forskningsfinansiering
Först efter att finansieringen är säkrad med egna forskningsmedel och i förekommande fall med extra medel är en ansökan beviljad och forskningsdirektören upprättar ett specifikt avtal om forskningsfinansiering.
BeFos forskningsfinansiering är inte att betrakta som finansiering av uppdragsforskning. Detta då ansökan är helt baserad på en idé från den externa forskningsparten. Inte heller är forskningsfinansieringen att betrakta som ett rent bidrag då BeFo ställer krav på leveranser, specifikt i form av en vetenskaplig rapport.