I en samverkansorganisation med huvudmän från i princip hela den svenska bergbranschen uppstår det normalt olika jävsituationer. BeFo hanterar dessa genom instruktioner, rutiner och policys samt under ansökansprocessen i ett flertal steg.
Alla som söker medel för finansiering av forskning och utveckling skall kunna känna sig trygga i att ingen utan rätt använder sig av forskningsidén. I instruktionen till huvudmän och forskningsrådet står följande:
”Ansökningar delges till huvudmännens forskningsrådsrepresentant som ska hantera handlingarna omdömesgillt. Med det menas att kollegor som kan tillföra något kan tillåtas ge input. Det är naturligtvis önskvärt att varje huvudmannaorganisation ger respektive ansökan bästa möjliga bedömning, vilket innebär att den med bäst kunskap helst skall bedöma. Dock ska ansökningar inte spridas utanför den egna huvudmannaorganisationen. Notera att en forskningsidé är att betrakta som rättighetsskyddad.”
Forskningsdirektör och forskningshandläggare
Forskningsdirektören och forskningshandläggare som hanterar ansökningar skall vara anställda av BeFo och tillåts som anställda inte ha sidoverksamhet relaterad till forskning och utveckling inom bergbranschen; eventuell annan sidoverksamhet skall godkännas av styrelsen.
Forskningsrådet
I forskningsrådet sitter det representanter för samtliga huvudmän, så väl från industrin som från akademin. Majoriteten av de forskningsstudier BeFo finansierar utförs vid våra universitet och högskolor. I BeFos instruktioner för hantering av forskningsstudier står följande:
”Forskningsrådets ledamöter tillåts inte delta i, eller närvara vid, diskussioner och omröstningar då en ansökan bedöms där ledamotens huvudman eller ledamoten själv har någon del i forskningsstudiens utförarorganisation, detta noteras i protokollet. Ledamot kan dock ombes svara på frågor, eller detaljera något, innan diskussionen om något visats vara otydligt i ansökan.”
Styrelsen
I styrelsen sitter det främst representanter från industrins huvudmän men en styrelseledamot kan vara vara knuten till akademin. För styrelsens ledamöter gäller samma jävsregler som för forskningsrådets ledamöter och i BeFos instruktioner för hantering av forskningsstudier står följande:
”Ledamot i styrelsen tillåts inte delta i, eller närvara vid, diskussioner och omröstningar då en ansökan bedöms där ledamotens huvudman eller ledamoten själv har någon del i forskningsstudiens utförarorganisation, detta noteras i protokollet.”